世界の底辺からサラリーマンが叫ぶ

できるだけ残業を少なくして、自分の人生を楽しむための方法をサラリーマン20年の経験からお話します。

メールが書けない人のために効果的な三つの対処方法

f:id:kowalski22:20181130065101p:plain

こんにちは。底辺ブロガーのコワルスキーです。

最近、仕事で電話をかけてくる人がどんどん減ってうれしい限りです。

ただ、やっぱり電話をしつこく電話をかけてくる人が結構いるんですよね。

この記事では、なぜ今の時代に電話をかけてくる人がいるのか、そしてメールが苦手で電話をかけてくる人のために役立つメールの書き方について書いてみたいと思います。

 

 

 

なぜ今の時代に電話をかけてくるのか

どうしてだろうと、理由を少し考えてみると、電話をかけてくる人には二通りあって「あえて電話をかけてくる人」と、「メールが書けないから電話をしてくる人」がいるんだなということがわかってきました。

 

「あえて電話をかけてくる人」は、何か宗教上の理由でもあるようですので、かかわらないことにするしかないでしょう。

「メールが書けないから電話をしてくる人」については、メールを書けるようになりさえすれば、電話をかけてこなくなるわけですから、なんとかメールを書けるようになってもらいたいですよね。

 

ところで、「メールが書けない人」はどうしてメールが書けないのでしょう。

観察してみると理由が二つあることがわかりました。

一つは、タイピングができないということです。あまりにキーボードで文字を打つのが遅すぎてメールが書けないのです。これは年配者に多いですね。

タイピングができなくて、メールが書けないという人には、一生懸命タイピングを練習してもらうしかないでしょう。

 

 

文章が苦手で電話をかけてくる人もいる

二つ目の理由は「文章が上手に書けない」というものです。

若い人を指導している人、文章を書くのが苦手で「ついつい電話をかけてしまう」という人を見ることがあります。

 

そこでここからは、「文章が苦手でメールが書けない」という人がはどうすると良いのか。メールを書くときに役立つ三つの効果的な方法について書いてみます。

 

 

メールを書くのが苦手の人のために役立つ三つの方法

人のメールをパクって定型文を作る

メールが書くのが苦手な人は、どんなメールを書いてよいのかがわからないというケースが非常に多いようです。

新入社員を指導していると、メールを打つ手がとまって画面とにらめっこしているのをよく見かけます。

 

そこでおすすめなのが、パクるということです。

届いたメールを読んでいると「このメール読みやすいな」とか「読んでいて内容がわかりやすいな」といったメールが時折あるはずです。

この「良いな」と思ったメールの言い回しなどをパクってしまいましょう。

そして、自分が同じような内容のメールを書くときに使うための定型文を作るのです。

 

人のメールをパクって定型文を作ることで、メールを打つ際に手が止まることも減っていくのではないでしょうか。

接続詞を多用する

メールを書くのが苦手な人は、接続詞をあまり使っていないように思われます。

接続詞を使わないと、メールの文章がぶっきらぼうになってしまい、自分で読み返すとたどたどしくて、見ていられなくなってしまうことがあります。

 

そこで、メールを書く際にはできるだけ接続詞を使うようにしましょう。

僕は「つきましては」、「なお」、「また」を会社でメールを書く際にはよく使うようにしています。

接続詞から文章を組み立てることさえあります。

 

文章の流れがイマイチ悪いなあと感じる人は、接続詞をたくさん使うようにすると良いかもしれませんね。

 

適度に改行をする

たまに文章がびっちりで読む気が起きないメールを見ることがあります。

面倒だけれど読んでみると、内容はたいしたことがなく、単純にメールの見栄えが悪いだけなんだなということがわかります。

そう、改行や段落あけがされていないのです。

 

メールの文章がごちゃっとなって読みにくい人は、改行を意識してみましょう。

さらに、5行程度文章が続いたら、キリの良いところでスペースを空けるようにしてみるとよいでしょう。

これで大分印象の良いメールがが作れるはずです。

 

さいごに

メールを書くのが苦手で電話をかけてしまうなんて、なんだか残念な話です。

ちょっとしたコツでメールは上達すると思います。

少し意識してメールを書くようにし、電話なんて迷惑なツールとは早めにお別れをしましょう。